Client service representative Job in Montréal H3b4v3, Quebec Canada
Every day, Morneau Shepell improves the financial security, health and productivity of our client organizations and their employees. Whether we are providing consulting or outsourcing services for pensions or benefits, employee assistance programs, occupational health, or disability and attendance solutions, we recognize that our collection of unique, talented people is what drives our success.
The incumbent works as part of the Account Management team and is responsible for providing on-going support to our Clients, Sales and/or Account Managers
Responsibilities
- Responds to calls from prospective clients, benefits consultants and brokers/advisors
- Responds to 1st level client inquiries service requests pertaining to their Employee Assistance Programs
- Updates prospect and/or client information changes and contractual submissions/changes on relevant internal databases
- Manages Employee Orientation Manager Orientation and materials promotion requests for Account Management team; works with marketing team to see requests through to completion
- Prepares standard proposals, standard presentation and/or marketing materials for clients and prospects
- Generates quarterly annual client reports and drafts correspondence
- Analyzes and reviews client report results to ensure accuracy; identifies discrepancies and works with Business Intelligence to correct
- Analysis of internal monthly variance reports; consults with Account Manager to action (under/over utilization, population increase/decrease)
- Organizes mass communication and e-packages for clients and prospects on a regular and ad hoc basis (general information, newsletters, information tips)
- Supports the Account Manager to investigate Quality Assurance Review (QAR) issues through to positive resolution
- Communicates potential cross sell opportunities and/or opportunities to optimize existing EAP program to Sales or Client Managers
- Acts as a liaison with internal departments to resolve issues that may arise with clients and prospects
- Processes Organizational Health workshops and seminars requests; transitions completed org health requests to OH team
- Supports internal teams with proposals and RFP’s; conducts internal and industry research
- Attends internal training sessions to build knowledge of products solutions, industry topics and best practices
- Assists with special projects, as required
Requirements
- Post-secondary education
- Minimum 1 year experience in an administrative or client support capacity
- Exceptional customer focus
- Excellent communication, organizational and analytical skills
- Dedicated team player, who demonstrates initiative and independence
- Excellent time management skills and the ability to manage multiple assignments
- A good understanding of personal computers and software, particularly MS Word, Excel and PowerPoint
At Morneau Shepell, we give our employees opportunities to work on challenging and varied assignments. Moreover, you will be given the opportunity to update your knowledge of pension plan administration by participating in interesting training sessions offered by Morneau Shepell. The open-area concept of our office provides spacious work stations and facilities. Our goal is to have our employees get up in the morning energized by the thought of coming to work in a friendly, receptive environment where fresh thinking is encouraged. We want them to feel excited about the challenges and opportunities they are offered, and to channel their energy into providing the highest level of service to our clients. In short, we want Morneau Shepell to be a place where talented people like coming to work.
Jour après jour, Morneau Shepell unissent leurs efforts pour améliorer la sécurité financière ainsi que la santé et la productivité de nos entreprises clientes et de leurs employés. Qu’il s’agisse de nos services-conseils ou d’impartition en régimes de retraite ou en assurance collective, de nos programmes d’aide aux employés, de nos services de gestion de l’invalidité ou encore de nos solutions en matière de santé au travail et d’assiduité, nous reconnaissons que notre groupe unique d’employés talentueux est la clé de notre succès.
Le titulaire du poste s’intégrera à l’équipe de gestion des comptes clients où il apportera un soutien aux organisations clientes, aux gestionnaires de comptes clients et aux représentants du service des Ventes.
Responsabilités
- Répondre aux demandes téléphoniques des clients éventuels, des courtiers et des conseillers en avantages sociaux.
- Répondre aux nouvelles demandes et questions des clients concernant leur programme d’aide aux employés.
- Effectuer dans les bases de données internes la mise à jour des renseignements touchant les clients éventuels et les organisations clientes, ainsi que les propositions et les changements aux ententes de service.
- Coordonner les séances d’information offertes aux employés et aux gestionnaires et traiter les demandes de documents promotionnels reçues par les gestionnaires de comptes clients; collaborer avec l’équipe de marketing afin d’assurer que toutes les demandes ont été complétées.
- Préparer des documents et présentations standards, y compris des propositions, à l’intention des clients éventuels et des organisations clientes.
- Produire les rapports d’utilisation annuels et trimestriels à l’intention des clients et rédiger la correspondance.
- Analyser et vérifier les rapports d’utilisation afin d’en assurer l’exactitude; en cas d’anomalie, communiquer avec le service des Connaissances de l’entreprise pour corriger l’erreur.
- Analyser les rapports mensuels internes sur les écarts (utilisation supérieure ou inférieure au taux prévu, augmentation ou diminution du nombre d’employés, etc.); consulter le gestionnaire de compte client afin de déterminer les mesures à prendre.
- Coordonner l’envoi massif par courriel de communications ou de trousses périodiques ou ponctuelles à l’intention des clients éventuels ou d’organisations clientes (information générale, articles mensuels et trimestriels, suggestions et renseignements particuliers).
- Aider le gestionnaire de comptes clients à résoudre les plaintes en matière de qualité du PAE en lui fournissant un soutien durant l’enquête.
- Renseigner les représentants des ventes ou les gestionnaires de comptes clients au sujet des occasions de vente croisée ou d’amélioration du PAE.
- Communiquer avec d’autres services internes dans le but de résoudre un problème avec une organisation cliente ou un client potentiel.
- Traiter les demandes de séminaires sur le mieux-être et d’ateliers en santé organisationnelle; transmettre les formulaires de demande remplis au service de Santé organisationnelle.
- Prêter main-forte aux collègues responsables de la rédaction des offres de services; effectuer une recherche dans nos bases de données internes ou sur un secteur d’activité précis.
- Participer aux séances de formation internes afin d’améliorer ses connaissances sur nos services et solutions, les enjeux dans diverses industries et les meilleures pratiques.
- Apporter un soutien lors de projets particuliers, s’il y a lieu.
Exigences
- Détenir un diplôme d’études postsecondaires.
- Posséder au moins une année d’expérience dans un rôle administratif ou de service à la clientèle.
- Faire preuve d’un très bon sens du service à la clientèle.
- Posséder de fortes habiletés en communication, un excellent sens de l’organisation et de l’analyse.
- Être une personne entreprenante qui possède un solide esprit d’équipe ainsi que la capacité de travailler de façon autonome.
- Démontrer des qualités supérieures en gestion du temps et la capacité de mener de front plusieurs tâches.
- Posséder de bonnes connaissances en informatique, notamment de la suite bureautique de Microsoft.
En tant qu’entreprise, Morneau Shepell donne à ses employés la chance de travailler sur des mandats stimulants et diversifiés. Vous pourrez également mettre à jour vos connaissances dans le domaine en participant à d’intéressantes formations offertes par Morneau Shepell. De plus, le concept à aires ouvertes de nos bureaux offre de spacieux postes de travail et plusieurs commodités. Notre objectif est de faire en sorte que nos employés oeuvrent dans un milieu amical et réceptif qui encourage les idées nouvelles. Nous voulons qu'ils se sentent emballés par les défis, qu’ils saisissent les occasions qui se présentent à eux, et qu'ils canalisent leur énergie afin de fournir un niveau de service des plus élevés à nos clients. Ainsi, nous voulons faire de Morneau Shepell un endroit où les gens talentueux aiment venir travailler.