Human Resources Administrator / Administrateur des ressources humaines Job in Montreal H3Z 3B8, Quebec Canada

Oceanwide is the leading provider of hosted distribution management software solutions to the property casualty insurance industry.  The company employs over 120 engineers, technical project managers, IT and insurance specialists at its head office in Montreal, Canada as well as supporting personnel in London and Hong Kong.

 

We are currently in search of the following position based out of our Montreal office:

 

Human Resources Administrator

 

Primary Responsibilities:

 

Recruitment, Selection Onboarding

·          Identify current and prospective staffing requirements

·          Manage job postings through various media and continuously search for new cost-effective solutions

·          Develop and maintain relationships with employment agencies, universities, and other recruitment sources

·          Facilitate the selection process including filtering resumes, conducting telephone prescreenings and scheduling and participating in interviews with hiring managers

·          Perform reference and background checks

·          Draft and present offers of employment to selected candidates

·          Manage the onboarding process including sending welcome packages, coordinating with internal teams for employee setup, presenting an orientation session on the employee’s first day and ensuring all documentation is completed

 

Payroll

·          Process payroll, ensuring accuracy and timeliness of all changes (new hires, terminations, modifications, etc.)

·          Prepare and remit all year-end documentation (reconciling and distribution of T4/RL1s, compilation of training expenses, Sommaire 1 remittance, CSST year-end report submission, etc.)

·          Respond to payroll-related inquiries from employees

 

Group Benefits

·          Oversee the group benefits portfolio including enrolments, modifications, terminations and invoice reconciliations

·          Respond to inquiries regarding coverage details

 

Administration

·          Ensure all employees files and HR databases are updated and maintained on an ongoing basis

·          Update and maintain headcount reports, turnover analysis, organizational charts, etc.

·          Oversee the Company’s existing HR tracking system used for vacation scheduling and approval

·          Update and maintain information on the Human Resources Sharepoint site

·          Order office supplies and coordinate office maintenance with building administration

·          Aide in the organization of social activities such as monthly pizza lunches, corporate summer events, holiday party, etc.

 

OTHER DUTIES AND PROJECTS AS ASSIGNED

 

Requirements Competencies:

 

·          Diploma in Human Resources or related field; equivalent combination of education experience may be considered

·          1- 2 years of Human Resources experience in a generalist role with a focus on recruitment

·          Excellent communication skills in English French (spoken and written)

·          Proven experience managing payroll activities including year-end documentation

·          Demonstrated knowledge of labour laws

·          Must be proficient with MS Word, Excel and PowerPoint

 

Oceanwide is an equal opportunity employer that offers a fast-paced and dynamic environment.  Our employees enjoy competitive salaries, profit sharing program, group benefits, an Education Tuition Assistance program, and much more. Thank you for your interest in Oceanwide; only those candidates selected will be contacted.

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Oceanwide est le principal fournisseur de solutions logicielles hébergées pour la gestion de distribution destinée à l’industrie des assurances multirisques. L’entreprise compte plus de 120 employés regroupant ingénieurs, gestionnaires de projets techniques, spécialistes en TI et en assurances à son siège social à Montréal au Canada, en plus de son personnel de soutien à Londres et Hong-Kong.

 

Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) candidat(e) pour occuper le poste suivant à notre bureau de Montréal :

 

Administrateur des ressources humaines

Responsabilités:

 

Recrutement, sélection, accueil et intégration

·          Identifier les besoins en dotation actuels et futurs

·          Gérer les offres d’emploi accessibles sur divers médias et rechercher constamment de nouvelles solutions rentables

·          Établir et maintenir des liens avec les agences de placement, les universités et d’autres sources de recrutement

·          Faciliter le processus de sélection, y compris effectuer le tri des curriculum vitae, mener des entrevues de présélection, planifier l’horaire des entrevues avec les gestionnaires embaucheurs et y participer

·          Vérifier les antécédents et les références des candidats retenus

·          Rédiger et présenter les offres d’emploi aux candidats choisis

·          Gérer le processus d’accueil et d’intégration, y compris l’envoi des trousses de bienvenue, la coordination des activités liées à l’arrivée d’un employé avec l’aide des équipes internes, l’animation d’une séance d’orientation lors de la première journée de l’employé, et s’assurer que toute la documentation pertinente soit remplie

 

Paie

·          Traiter la paie en s’assurant que tous les changements soient faits avec exactitude et diligence (nouvelles embauches, cessations d’emploi, modifications, etc.) 

·          Préparer et transmettre toute la documentation de fin d’année (rapprochement et distribution des T4/RL1, addition des dépenses de formation, relevés 1 et sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur, rapport annuel de la CSST, etc.)

·          Répondre aux demandes de renseignements liées à la paie des employés

 

Avantages sociaux collectifs

·          Contrôler le dossier des avantages sociaux collectifs, y compris les inscriptions, les modifications, les annulations et le rapprochement des factures

·          Répondre aux demandes de renseignements liées aux détails de la couverture

 

Administration

·          S’assurer que tous les dossiers des employés et toutes les bases de données RH soient constamment mis à jour et maintenus

·          Mettre à jour et maintenir les rapports sur les effectifs, l’analyse sur le roulement du personnel, les organigrammes, etc.

·          Contrôler le système actuel de suivi RH de l’entreprise utilisé pour la planification et l’approbation des vacances

·          Mettre à jour et maintenir l’information sur le site SharePoint des ressources humaines

·          Commander les fournitures de bureau et coordonner l’entretien des bureaux avec le service d’administration des immeubles

·          Participer à l’organisation des activités sociales telles que les dîners mensuels de pizzas, les événements estivaux de l’entreprise, la soirée des fêtes, etc.

 

D’AUTRES RESPONSABILITÉS ET PROJETS TELS QU’ILS SONT ASSIGNÉS

 

 


 

 

 

Compétences:

 

 

·          Diplôme en ressources humaines ou un domaine connexe; une combinaison équivalente d’études et d’expérience peut être considérée

·          1 - 2 années d’expérience en ressources humaines en tant que généraliste, axées sur le recrutement

·          Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, en anglais et en français 

·          Expérience démontrée dans la gestion d’activités liées à la paie, y compris la documentation de fin d’année

·          Connaissance démontrée en matière de droit du travail

·          Maîtrise de MS Word, Excel et PowerPoint

 

 

Oceanwide souscrit à l’égalité professionnelle et offre un milieu de travail dynamique. Nous offrons à nos employés des salaires concurrentiels, un programme de partage des profits, un régime compréhensif d’avantages sociaux, un programme d'aide à la formation, et beaucoup plus.  

Merci de l’intérêt que vous portez à Oceanwide. Nous ne contacterons que les candidat(e)s retenu(e)s.