Responsable secteur Opérations (Data Management Instruments) recruitment
CACEIS propose des prestations de valorisation, de gestion administrative et comptable pour les OPC et les mandats institutionnels. Avec 1 060 milliards d’euros sous administration, le Groupe est le premier sur le marché français et un acteur majeur en Europe.
Au sein de CACEIS Fund Administration, la Direction des Opérations « Investment Management Services » regroupe : les postes liés à l’offre « Back to Front Services ». Cette offre consiste à proposer aux clients de CACEIS, sociétés de gestion et investisseurs institutionnels, une gamme de produits et de services leur permettant d’externaliser les fonctions « support » à la gestion et ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier.
Le Data Management (DM) est spécialisé dans l’alimentation et le maintien à jour des bases de données caractéristiques valeurs, cours et prix, opérations sur titres, portefeuilles de CACEIS Fund administration. Ses activités sont :
DM Produit : En charge du paramétrage des fonds pour lesquels une prestation CACEIS est assurée. Le DM Produit assure également un service administratif (factures).
DM Flux : En charge de gérer la collecte des flux, leurs contrôles et leurs diffusions dans les différentes applications de CACEIS (ADF, Middle, Bank).
DM Instrument : En charge de la création, la mise à jour des instruments et la gestion des OST dans les référentiels des applications propre à chaque métier (ADF, Middle, Bank).
DM Ingénierie : en charge de l’évolution des métiers du Data Management, détermine les processus opérationnels métiers.
MISSION PRINCIPALE
Le Responsable de secteur Opérations – Data Management est en charge de l’organisation, du contrôle et du pilotage de l’activité d’un secteur Data Management. Il veille aux bonnes conditions de travail et est vecteur du dynamisme de son secteur. Il s’assure de la bonne application des procédures et contrôle la qualité des prestations produites notamment en termes du respect des engagements. Enfin, il met en place une communication favorisant la bonne circulation des informations tant ascendante que descendante.
ACTIVITES PRINCIPALES
Organisation du travail de son secteur
Définit les règles de vie collective au sein de son secteur (horaires d’arrivée, nombre d’absents autorisés, contraintes clients et service…) et s’assure de leur respect
Optimise l’utilisation des moyens (humains et matériels) qui lui sont attribués
Effectue la répartition des charges de travail en fonction de la complexité des portefeuilles
Gère les congés du secteur et valide les heures supplémentaires et horaires variables
Participe au recrutement des nouveaux collaborateurs
Planifie la formation et s’assure de la bonne intégration des nouveaux arrivants
Accompagnement et animation de son secteur
Anime les réunions mensuelles avec points systématiques sur le fonctionnement du secteur, sur les indicateurs d’activités et les informations relatives à la vie de l’entreprise
Met en place des rencontres individualisées en cours d’année pour partager sur la réalisation des objectifs et le fonctionnement du secteur
Effectue les entretiens annuels d’évaluation pour concrétiser l’analyse des compétences et des performances réalisées par les collaborateurs
Détermine les besoins de formation des collaborateurs de son secteur pour leur développement en compétences et recense et valide les demandes de formation
Pilotage d’activité
Pilote l’activité opérationnelle en priorisant et attribuant les tâches à traiter en fonction des évènements
Gère le respect des délais au niveau de la mise à disposition des produits finis
Suit les objectifs de performance sur la base des indicateurs concernant son activité et assure les reporting auprès de son responsable de service et/ou du client
S’assure de la bonne application des procédures et informe son secteur en cas d’évolution de procédure
Centralise et remonte les dysfonctionnements et les événements particuliers
Met à jour les reporting incidents sur l’outil risques opérationnels
Contrôle de la qualité de la prestation produite
Vérifie la mise à jour de la check-list des travaux en fin de journée
Accompagne son adjoint dans la supervision des contrôles de premier niveau lors des pics d’activités et réalise ces activités lors de son absence
Relations clients et interservices
Coordonne le traitement des demandes clients et celles en provenance des autres services internes
Accompagne son Responsable et/ou le Sales manager en clientèle pour son expertise
Participe aux réunions de travail avec les autres services dans le cadre de l’amélioration continue des process (proposition et mise en œuvre des plans d’actions)
Savoir-faire managérial (pilotage d’équipe ou de projet)
Techniques de gestion de projets
Techniques d'animations de réunion
Animation : Fédérer, mobiliser des collaborateurs autour d'un projet
Organisation process : Faire évoluer l'organisation, les méthodes et les outils
Ouverture : Favoriser les échanges réguliers d'information pour contribuer à l'efficacité globale
Être acteur pour générer une dynamique collective
Pilotage de l’activité : Répartir les objectifs et coordonner les réalisations
Analyser périodiquement les résultats et décider des actions correctrices pour garantir les performances futures
Savoir-faire
Connaitre l'environnement économique et financier
Connaître les instruments financiers
IT: Technique de recette
Service client : Identifier les besoins des clients pour répondre à leurs attentes
Reporting : Produire des reporting
Contrôle : Contrôler l'adéquation résultat / attentes et besoins des clients
Formation: Techniques d'animation de formation, ingénierie pédagogique
Base de données : Bases de données et logiciels dédiés - Accompagner les utilisateurs dans l'utilisation de l'outil dédié
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